組織效率變革中，它們發(fā)揮了什么作用？

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編者按：本文來自微信公眾號(hào)“連線Insight”（ID:lxinsight），作者 劉璐明 鐘微，編輯 葉麗麗。36氪經(jīng)授權(quán)發(fā)布。

先進(jìn)的工作方式正在成為新經(jīng)濟(jì)公司進(jìn)化的重點(diǎn)。

今年上半年，在線辦公迎來了一次爆發(fā)式增長。但當(dāng)員工回到工位上班后，在線辦公工具并沒有淪為短暫的替代品，人們習(xí)慣了這種高效的協(xié)作方式，并對(duì)企業(yè)辦公管理產(chǎn)生了長久的影響。

“疫情確實(shí)加快了很多企業(yè)辦公線上化的速度，這個(gè)過程中，大家會(huì)思考如何讓企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)得更好，如何讓公司能夠經(jīng)受起各種意外事件的發(fā)生，我覺得這對(duì)公司的管理理念有推動(dòng)的效果。而體驗(yàn)到線上辦公更愉悅的感受后，會(huì)不太想回到原來的模式。”字節(jié)跳動(dòng)副總裁謝欣今日在WISE2020超級(jí)進(jìn)化者大會(huì)上說道。

2020年互聯(lián)網(wǎng)女皇的趨勢報(bào)告指出：新冠病毒對(duì)于現(xiàn)代社會(huì)和生活的影響，所帶來的變化，我們才剛剛開始有所理解。

這種新變化，也體現(xiàn)在現(xiàn)代企業(yè)的組織效率變革中。

在線辦公，并不代表著僅僅把線下搬到線上，更意味著先進(jìn)工具帶來的更高效的工作模式，當(dāng)下，這一模式正在進(jìn)入新經(jīng)濟(jì)公司，給每個(gè)身在其中的人帶來改變。

而在如今涌現(xiàn)的協(xié)作工具中，哪些真正稱得上提高了效率？在組織效率變革中，它們又是如何發(fā)揮作用的？

管理模式的“變革之年”來了

“在充滿未知的市場環(huán)境下，企業(yè)該如何應(yīng)對(duì)變化？”

這是知乎上一位創(chuàng)業(yè)者提出的問題，也是大多數(shù)企業(yè)都曾有過的疑問，提升的方式無疑有很多種，發(fā)現(xiàn)新商機(jī)、淘汰舊的經(jīng)營模式、控制成本抑或轉(zhuǎn)變新方向，但是貫穿其中的始終是人。

如何管理好一支團(tuán)隊(duì)，使之能夠高效運(yùn)轉(zhuǎn)成為重點(diǎn)。在這段時(shí)間里，多數(shù)企業(yè)都開始進(jìn)行變革，其中新經(jīng)濟(jì)公司尤甚。

新經(jīng)濟(jì)公司的特質(zhì)在于高人力資本投入、高科技投入、輕資產(chǎn)，它們更易適應(yīng)經(jīng)濟(jì)變化，保持可持續(xù)的快速增長。例如專注智能硬件和智能家居生態(tài)的小米、互聯(lián)網(wǎng)物流服務(wù)平臺(tái)貨拉拉等各個(gè)行業(yè)里代表性的先進(jìn)互聯(lián)網(wǎng)公司。

新經(jīng)濟(jì)公司之新，也在于商業(yè)模式、互聯(lián)網(wǎng)化的組織速度、團(tuán)隊(duì)思維模式之“新”，需要更新的工具和企業(yè)文化去承接。

張亮是互聯(lián)網(wǎng)零售行業(yè)的從業(yè)者，他告訴連線Insight，在疫情之前，公司就已經(jīng)開始嘗試采用在線辦公工具，但是疫情居家辦公期間，開始完全采用線上辦公，并嘗試了多種辦公工具，直到現(xiàn)在，“這些工具已經(jīng)成為工作必需品，不只是一個(gè)工具了，而是一種習(xí)慣。”

他發(fā)覺，工具的應(yīng)用如同多米諾骨牌，公司開始比以往更注重信息流通和員工管理，對(duì)他所在的公司來說，今年可謂是管理模式的“變革之年”。

“以往，我們分部基層員工在做什么項(xiàng)目，最清楚的是直系領(lǐng)導(dǎo)，再往上匯報(bào)就是分部領(lǐng)導(dǎo)、總部領(lǐng)導(dǎo)，但是中間很容易出現(xiàn)斷層，總部并不一定知悉全國各地的每個(gè)項(xiàng)目進(jìn)度。”張亮說。

而疫情下，各個(gè)行業(yè)都在面臨挑戰(zhàn)，淘汰賽每時(shí)每刻都在進(jìn)行。外部競爭加劇的當(dāng)下，在線辦公的市場被打開，也讓企業(yè)意識(shí)到組織效率的提升、管理模式的改革是關(guān)鍵。

張亮告訴連線Insight，零售行業(yè)最難的是對(duì)信息數(shù)據(jù)的打通，今年的變化在于，所有信息從基層開始同步到總部，打通各個(gè)鏈條，“分部基層數(shù)據(jù)，需要在幾分鐘內(nèi)實(shí)現(xiàn)層層傳遞并匯報(bào)到總部。”

這一切都指向了信息流通速率的加快。

從中世紀(jì)時(shí)期歷史上第一間真正意義上的辦公室誕生開始，人們就開始了對(duì)辦公模式的探索，到如今，已經(jīng)不局限于固定空間的員工們，涌現(xiàn)出對(duì)移動(dòng)辦公、協(xié)同辦公、數(shù)字化和智能化辦公的需求。

新氧創(chuàng)始人金星曾提到，“我們把時(shí)間拉長，過去二十年中國經(jīng)濟(jì)的主線其實(shí)就是很多行業(yè)都在不斷地從線下轉(zhuǎn)線上，只不過有的行業(yè)轉(zhuǎn)得快一點(diǎn)，有的行業(yè)轉(zhuǎn)得慢一點(diǎn)。”

僅依靠社群、郵件、電話、即時(shí)通訊工具來進(jìn)行工作溝通，目前看來已經(jīng)是上個(gè)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的模式了，雖然對(duì)比更早的粗放傳統(tǒng)的管理模式，這是對(duì)效率的提升，但是多種工具的溝通依舊碎片化且低效。

這一痛點(diǎn)始終存在，疫情推動(dòng)了變革的發(fā)生，企業(yè)對(duì)于組織效率提升的迫切性，在這一時(shí)期爆發(fā)了。

真格基金合伙人戴雨森曾表達(dá)過一個(gè)觀點(diǎn)，“好的生產(chǎn)工具可以促進(jìn)生產(chǎn)力、推動(dòng)組織變革。OKR這個(gè)管理工具，曾經(jīng)被用在谷歌，他們創(chuàng)始人說這個(gè)新的管理工具讓生產(chǎn)力提高50倍都不止。”

擁擠的在線辦公市場，什么才是企業(yè)最需要的? 

在美國，已有3000萬人在家中在線辦公。2020年，新冠疫情這一黑天鵝事件讓中國的在線辦公人數(shù)開始激增，但企業(yè)發(fā)現(xiàn)，要找到一套解決大部分需求、經(jīng)濟(jì)高效的在線辦公方案，原來是這么難的事。

在社交媒體上，很多在線辦公的員工分享過崩潰的瞬間：軟件太分散，導(dǎo)致自己弄丟了文件；工具沒有統(tǒng)一，容易錯(cuò)過上級(jí)和同事的信息等。

過去很多更早嘗試在線辦公的中國企業(yè)，習(xí)慣了用Zoom進(jìn)行會(huì)議溝通，用Trello進(jìn)行任務(wù)管理，用石墨文檔等進(jìn)行在線文檔的協(xié)作，用百度云等軟件進(jìn)行文件傳輸。企業(yè)能做的事，就是在針對(duì)不同場景的應(yīng)用中，拼湊出一個(gè)最優(yōu)解。

但各個(gè)應(yīng)用之間無法關(guān)聯(lián)協(xié)作，對(duì)整體效率的提升幫助有限。

中國智慧物聯(lián)網(wǎng)公司G7的創(chuàng)始人翟學(xué)魂曾在接受采訪時(shí)提到，“我們有四個(gè)視頻工具，兩個(gè)消息工具，一系列的編輯文檔工具。但這些工具之間沒有聯(lián)系，我認(rèn)為這些工具代表我們的管理體系處于割裂狀態(tài)，對(duì)所有人的效率都是巨大的損失。疫情期間，當(dāng)大家的溝通頻率和需求大規(guī)模增加時(shí)，上一代的辦公軟件在連接上，無法很好地解決當(dāng)下需求。”

企業(yè)們更渴望的是一個(gè)可以實(shí)現(xiàn)橫向打通的工具，實(shí)現(xiàn)高效協(xié)作，以此增強(qiáng)競爭力，去面對(duì)激烈的競爭和行業(yè)的不確定性。

在國內(nèi)市場，越來越多的玩家給出了綜合方案，比如飛書、企業(yè)微信、釘釘?shù)榷际嵌喙δ艿墓ぞ撸梢酝瑫r(shí)滿足不同的需求。

但相比于釘釘和企業(yè)微信，飛書問世時(shí)間最晚，這里面有一段故事。

字節(jié)跳動(dòng)目前擁有6萬多名員工，但成立以來的8年間，一直在尋找當(dāng)時(shí)最為優(yōu)秀的辦公工具。

字節(jié)跳動(dòng)副總裁謝欣回憶，公司剛創(chuàng)立的時(shí)候，也探索過很多不同的工具，但他們發(fā)現(xiàn)這些分散的工具不能適應(yīng)他們對(duì)協(xié)作效率的要求，飛書才誕生了。

作為后來者，飛書將重點(diǎn)放在了協(xié)作效率上，比如文件的協(xié)作。

經(jīng)歷了傳統(tǒng)紙質(zhì)文件流行的時(shí)代，在線進(jìn)行文件協(xié)作已經(jīng)成為當(dāng)下上班族的日常，飛書的文件協(xié)作，可以邀請(qǐng)同事、上級(jí)協(xié)作，還能同步編輯文檔，編輯過程中隨時(shí)@同事，通過回復(fù)和評(píng)論溝通。

相比其它工具，飛書最有差異性的地方，是可以對(duì)在線辦公中的海量信息進(jìn)行“降噪”。

這從飛書的消息界面可以看出，用戶可以在收件箱中查看消息，在置頂區(qū)保留常用聯(lián)系人，在對(duì)話區(qū)處理信息、“pIN”一下收納關(guān)鍵文檔。這可以給用戶過濾掉無用信息，并將需要重點(diǎn)關(guān)注和跟進(jìn)的信息，很快集中起來。

在國內(nèi)，綜合性的在線辦公工具功能越來越豐富，對(duì)于如今的企業(yè)來說，這些工具已經(jīng)成為一種新的管理手段和模式，去推動(dòng)組織高效運(yùn)作。而如何利用好它們，則取決于企業(yè)與管理者的智慧了。

新經(jīng)濟(jì)公司的幫手 

在線辦公正在給企業(yè)帶來更多可能性，這讓越來越多的企業(yè)，在使用了飛書、企業(yè)微信、釘釘?shù)裙ぞ咧螅敢鉃槠浔硶?/p>

2020年2月，小米創(chuàng)始人雷軍、副總裁盧偉冰等10位高管在會(huì)議室召開了遠(yuǎn)程會(huì)議，之后這個(gè)工作照被分享在微博上。在此之前，小米公司曾小范圍地試用飛書，而后逐漸推廣至全員近2萬名員工。

雷軍曾公開分享在線辦公的感受，他說：“飛書在信息創(chuàng)建、分享，以及協(xié)同辦公方面，非常簡潔、高效，的確越用越順手。”雷軍為飛書站臺(tái)，也是小米在完整體驗(yàn)后給出的評(píng)價(jià)。

選擇什么樣的工具，背后透露著公司有著怎樣的管理需求。而雷軍所提到的重點(diǎn)是——信息創(chuàng)建和分享，對(duì)于新經(jīng)濟(jì)公司的重要性。

新經(jīng)濟(jì)公司的一個(gè)特點(diǎn)是，業(yè)務(wù)涉及面非常廣泛、發(fā)展速度快、面臨的行業(yè)競爭更激烈。就像小米旗下業(yè)務(wù)跨越手機(jī)、AIoT、互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)、生活消費(fèi)品等，產(chǎn)品繁多且迭代速度快。

員工在復(fù)雜的業(yè)務(wù)中穿梭，卻依然井井有條，這考驗(yàn)了內(nèi)部協(xié)作系統(tǒng)的打通整合能力。

以會(huì)議這個(gè)常見的辦公場合舉例，會(huì)議前，員工可以在日歷中隨時(shí)查看同事的行程，并“一鍵”安排會(huì)議。之后，員工通過日歷中的會(huì)議按鈕發(fā)起會(huì)議，團(tuán)隊(duì)進(jìn)行視頻溝通。開會(huì)過程中，員工可以互相分享文檔，一起編輯文檔。會(huì)議結(jié)束后，再將文檔保存在公共云空間中。

從這個(gè)場景中可以看到，當(dāng)日歷、文檔、視頻等功能串聯(lián)在一起時(shí)，會(huì)議準(zhǔn)備、進(jìn)行以及完成的整個(gè)過程是完全無障礙的。

極客公園也從2020年開始，整個(gè)公司從其它軟件全面遷移到了飛書，創(chuàng)始人張鵬曾撰文稱：在公司幾乎所有的工作場景都轉(zhuǎn)到了飛書的情況下，他竟然沒有接到什么抱怨和投訴。

“飛書能夠讓每個(gè)人用起來‘挺爽的’，非常難得。”張鵬認(rèn)為，“爽”是在于流暢和簡潔，在于基礎(chǔ)效率的提升。“現(xiàn)在飛書這種工具，等于把一些追求效率的思想和方法，封裝成一個(gè)用起來很爽的工具，這極大地幫助整個(gè)團(tuán)隊(duì)，把基本功提升了一個(gè)臺(tái)階。”

而從在線辦公的本質(zhì)“異步”上講，也可以幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)更高的組織效率。

在線辦公，也是異步辦公。按照謝欣的說法，溝通這件事，呈現(xiàn)了同步往異步過渡的趨勢，“異步就是我寫個(gè)文檔，寫一個(gè)郵件，都是異步溝通。之前當(dāng)面聊和電話聊，是同步溝通。后來有了郵件、IM，出現(xiàn)異步溝通。我覺得趨勢上，異步溝通的比例越來越大。”

謝欣認(rèn)為，異步相比同步的好處是，經(jīng)過思考后的溝通，信息質(zhì)量更高，這些信息在協(xié)作工具中流轉(zhuǎn)可以被再次消費(fèi)，也可以擴(kuò)展接收范圍，讓更多人看到，有更大價(jià)值。

小米、極客公園等所代表的新經(jīng)濟(jì)公司，僅是在線辦公大潮中的一部分，不同行業(yè)在線辦公工具有著不同的需求。

僅僅信息的創(chuàng)建和分享的優(yōu)勢，便會(huì)吸引很多行業(yè)的加入。新媒體、設(shè)計(jì)等行業(yè)本就對(duì)在線辦公、協(xié)同辦公非常熟悉，對(duì)這些行業(yè)的公司而言，每天都需要進(jìn)行線上的頻繁交流，這也導(dǎo)致信息的收納和梳理至關(guān)重要。

如今，在線辦公成為輿論關(guān)注的焦點(diǎn)，背后則是企業(yè)趕赴數(shù)字經(jīng)濟(jì)時(shí)代，尋求轉(zhuǎn)型與變革。企業(yè)渴望一款高效適配的工具武裝自己，從而在數(shù)字化轉(zhuǎn)型之時(shí)快上一步，在行業(yè)競爭中獲得優(yōu)勢。

對(duì)于提供服務(wù)的飛書等平臺(tái)而言，想要被更多企業(yè)所選擇，也需要不斷地進(jìn)化。

可以預(yù)見，未來在線辦公的浪潮還將繼續(xù)席卷，無論是企業(yè)，還是在線辦公軟件，都在不斷求變。

當(dāng)前名稱：為什么說在線辦公不是“曇花一現(xiàn)”的替代品？
文章出自：http://m.newbst.com/article34/scdgse.html

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